У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок
Что нужно подготовить к приходу нового сотрудника
Продумайте, что сотруднику нужно для работы. Решите, где будет рабочее место и что понадобится сотруднику: техника, спецсредства, спецодежда, программное обеспечение, канцелярские принадлежности. Предоставить ему всё необходимое — ваша обязанность.
Обеспечьте безопасность рабочего места и условий труда (ст. 212 ТК РФ). Ориентируйтесь на
В течение года после оформления первого сотрудника вам необходимо провести спецоценку условий труда (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 №426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»). Методика проведения такой спецоценки описана в
Позаботьтесь о бухучёте. Новый сотрудник — это дополнительная отчётность, расчёты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если ведёте бухучёт сами, изучите эти вопросы. Если есть бухгалтер, предупредите о новом сотруднике его.
Что нужно от будущего сотрудника до его выхода на работу
Для начала выясните следующие моменты.
Если он впервые официально устраивается на работу, вы должны будете завести ему трудовую книжку. Если она утеряна или сильно повреждена, вам нужно будет завести сотруднику новую.
Она обязательна, например, продавцам, работникам общепита, тем, кто работает с детьми, оказывает бытовые услуги населению (ст. 69, 214 ТК РФ, ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).
Отсутствие медкнижки не повод отказать кандидату в найме, но и допустить без неё до фактической работы вы не имеете права, это грозит штрафами.
Предупредите работника о необходимости пройти обязательный медосмотр и оформить медкнижку. Обеспечить необходимые условия для прохождения медосмотра и оплатить его по закону должен работодатель (ст. 214 ТК РФ, п. 3 ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).
Проверьте по трудовой книжке или спросите напрямую. При найме бывшего госслужащего нужно сообщить об этом на его последнее место службы.
Отдельным категориям госслужащих для устройства на работу надо получить согласие соответствующей комиссии (ст. 64.1 ТК РФ). В таком случае вам для оформления сотрудника потребуется этот документ. То же касается бывших муниципальных служащих.
За нарушение этих правил грозит штраф: с должностных лиц — 20–50 тысяч рублей, с юридических — 100–500 тысяч рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).
Если есть, попросите у работника справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР). В трудовом договоре нужно будет указать режим работы на основе ИПР. Например, инвалидам I и II группы положено сокращённое рабочее время с полной оплатой, всем инвалидам положен ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней.
Если вы нанимаете на работу гражданина РФ, передайте ему перечень документов, которые он должен принести в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). Для иностранных граждан условия отличаются.
Требовать документы сверх этого списка запрещено законом. Но в ряде случаев работники могут предоставить дополнительные документы. Например, те, кто хочет при расчёте НДФЛ с зарплаты получать налоговые вычеты на детей, должны принести свидетельства об их рождении.
Какие документы сотрудника работодатель должен оставить у себя:
- трудовую книжку;
- медкнижку и справки, когда они обязательны;
- копию ИПР, если работник с инвалидностью;
- копию согласия специальной комиссии — для бывшего госслужащего, когда этот документ обязателен.
Остальное — данные паспорта, СНИЛС, документа об образовании, воинского учёта — надо записать в личную карточку (об этом ниже). Хранить ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными это считается избыточной информацией. В случае проверки контролирующие органы могут расценить как нарушение.
Какие документы нужно оформить с сотрудником при приёме на работу
Запросите у сотрудника заявление о том, что он не был госслужащим в последние 2 года. Это не обязательная, но полезная практика. Заявление может быть в свободной форме. Оно убережёт вас, если сотрудник забудет предупредить, что был госслужащим, а вы не уведомите его бывшего работодателя о приёме на работу экс-госслужащего.
Попросите подписать согласие на обработку персональных данных. Этот документ нужен, только если вы собираетесь передавать данные работника третьим лицам (налоговая, ПФР и ФСС не в счёт). Например, если перечислять ему зарплату будет бухгалтер на аутсорсинге и выплачивать её вы будете через банк, а также если кадровым учётом занимается подрядчик.
Подпишите договор о полной материальной ответственности. Нужен, если сотрудник будет работать с деньгами, товарными ценностями, обслуживать другое имущество (ст. 244 ТК РФ). Например, эти договоры заключают с кассирами, продавцами и всеми, кто принимает и перечисляет платежи. Перечень таких должностей и работ утвержден
Ознакомьте сотрудника с локальными актами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими, которые относятся к его работе (ст. 68 ТК РФ).
❗ Микропредприятия могут не утверждать локальные нормативные акты. К таким относятся ИП и юридические лица с численностью до 15 человек и годовым доходом до 120 миллионов рублей, внесённые в специальный
Подпишите трудовой договор. По закону его нужно заключить не позднее 3 рабочих дней после допуска сотрудника к работе (ст. 67 ТК РФ). Но лучше оформить договор сразу. Это позволит вам:
- заключить срочный трудовой договор при наличии оснований (например, срочный характер работы или у вас статус субъекта малого предпринимательства с малой численностью работников — подробнее в конце этой статьи);
- установить испытательный срок.
И о том, и о другом можно договориться только «на берегу» — пока не допустили сотрудника к работе (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). Иначе трудовой договор считается заключённым на неопределённый срок и без испытания.
Для микропредиприятий
Нет, недостаточно. Заявление от работника «прошу принять меня на должность...» вообще не обязательный документ, хотя на практике его почти всегда используют. Обязательно должен быть подписанный с двух сторон трудовой договор, один экземпляр — у работника, второй — у вас.
Что нужно сделать после подписания трудового договора
Оформить приказ о приёме на работу. И ознакомить с ним работника под подпись в течение 3 дней после фактического начала работы. Приказ должен быть, даже если у вас микропредприятие.
Возьмите за основу форму №Т-1, утверждённую
Провести обучение требованиям охраны труда. Причём обязательно до допуска работника к его трудовым обязанностям и не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора (п.62 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 №2464).
Обучить сотрудников требованиям охраны труда вы можете одним из 3 способов:
- Самостоятельно. Для этого вам необходимо пройти обучение по охране труда в любом аккредитованном учебном центре (ст. 219 ТК РФ) и зарегистрироваться в специальном
- Направить работников для прохождения обучения в аккредитованный учебный центр.
- Нанять в штат специально обученного сотрудника, который уполномочен обучать других работников (п. 16 письма Минтруда России от 22.09.2022 №15-2/ООГ-2333).
Необходимо будет сделать запись об инструктаже в специальном журнале учёта вводного инструктажа, который должен быть прошит и пронумерован (ст. 212 ТК РФ). Нет такой записи — значит, инструктажа не было. Журнал можно купить в магазинах канцтоваров.
Оформить личную карточку работника Т-2. Этот документ обязателен для всех, в том числе для микропредприятий. Его бланк можно найти в
Карточка Т-2 оформляется только в бумажном виде, в неё вносятся сведения о работнике: паспортные данные, данные документа об образовании, адрес и так далее. Работника нужно ознакомить со вторым разделом карточки под подпись.
Внести запись в трудовую книжку. Если у работника её не было, нужно завести и внести запись о его приёме на работу. Это нужно сделать на шестой день работы (ст. 66 ТК РФ). Исключение — совместители. Их трудовые книжки остаются у работодателя по основному месту работы.
Как вносить записи, написано в порядке, утверждённом приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н.
Ещё вам нужно завести книгу учёта движения трудовых книжек и внести в неё записи о трудовой книжке вашего работника. Также запись вносится в третий раздел личной карточки Т-2, с ней надо ознакомить работника под подпись.
Это убережёт вас, если сотрудник уволится и будет утверждать, что трудовая книжка осталась у вас. Вы не сможете доказать обратное, если у вас не будет нужных записей с подписью работника в Т-2 и книге движения трудовых книжек. В таком случае грозит не только административный штраф. Бывший работник может потребовать с вас неполученный заработок за период с момента увольнения до даты передачи ему трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
Запомнить
Чтобы было легче всё уложить в голове, мы кратко расписали на схеме весь процесс оформления сотрудника.
Куда сообщить о новом работнике
Это нужно сделать в течение 10 дней после заключения трудового договора с ним. Как именно сообщать о найме бывшего госслужащего, указано правилах, утверждённых постановлением Правительства от 21.01.2015 №29.
Уведомить нужно в течение 5 дней после принятия сотрудника на работу (п.32 Положения о воинском учёте, утверждённого постановлением Правительства от 27.11.2006 №719). Иначе грозит штраф: для должностных лиц — 40–50 тысяч рублей, для юридических — 350–400 тысяч рублей. (ст. 21.1 КоАП РФ).
В отчёте отражены информация о сотрудниках и выплаты за отчётный период. Нужно подать не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором вы приняли человека на работу, и дальше подавать ежемесячно (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного страхования»).
Вам нужно встать на учёт в течение 30 дней после заключения трудового договора с первым работником (порядок, утверждённый приказом Минтруда России от 07.12.2022 №768н). Если у вас юридическое лицо, то такой обязанности нет.
Страховые взносы за работника вы будете платить в налоговую инспекцию, как и НДФЛ с его зарплаты, туда же — сдавать специальную отчётность.
На первый взгляд кажется, что действий очень много, но это только с непривычки. Со следующим работником будет проще. Удачи в найме.
↩ Больше материалов для работодателей🔄 Материал обновлён 12 июля 2024 года
